Administrative Control Concept مفهوم الرقابة الإدارية

بعد 9 يوليو 2011 لقد اصبحت جمهورية جنوب السودان دولة مستغلة وذات سيادة وقد علنت التزاماتها وفقا ً لوثيقة الاستغلال مبادئها التى تحكمها وفقا لمبادى ميثاق الامم المتحدة ومنظمات الدولية المختلفة .

وبما ان هذا الالتزمات والمبادى لا يمكن تحقيقها على الارض الواقع الا لوجود رقابة فعالة التى يقوم بها الاجهذة المختصة للادارة الدولة .

وبالتالى سوف نقوم بعرض قواعد الرقابة وادواتها وكيفية تصميمها واجذاتها المختصة وانواعها ومراحلها وفى الختام سنقوم بوضع بعض الاسباب التى جعلت بعض الدول المعاصر الاهتمام بالرقابة .

غياب الرقابة قد يكون سببا مباشراً لاهدار الكثير من الموارد المتوفرة والنادرة للدولة فى اى مستوى من مستوياتها الادارية والتنفيذية والمحلية .

عملية الرقابة - عملية مؤسسية يتربط بكل الاجهذة التنفيذية والقضائية والتشريعية والادارية والسياسية والدولة .

الرقابة إنها عملية التى يتاكد من خلالها المديرون بان الانشطة المؤجز فعلاً تتوافق مع الانشطة المطبقة وذلك فى اتجاه تحقيق الاهداف الموضوعة مع التاكيد على ضرورة اهمية الوقوف على الإنحرافات وتصيحيها .

فهى جهد منظم لوضع معاييرالاداء بناءً على الاهداف المخططة وتصميم كيفية لتغذية العكسية لمعلومات وضمان إستخدام موارد المنشاءة باعلى كفاية وفعالية لتحقيق الاهداف الكلية ( ويعنى وضوح الهدف وتحديده لابد منها ) .

الرقابة هى مقارنة الاهداف بالتنائج المحققة ( الفجوة الإدارية ) لماذا حدث هذه الفجوة الإدارية ؟ وعلى ضؤ ذلك يتم تحديد ما هى مسؤلية الإدارة ؟ وكيف يتم تجسير هذه الفجوة ؟ .

الرقابة يجب ان يكون على الاشياء ولا بد ان تكون هناك معيار للرقابة او معياير او مستويات ويجب ان تسبقها نتيجة او هدف معنية .

النظام الرقابى لابد ان تتسق مع طبيعة وحجم النشاط التى يتم الرقابة عليها على اساس الاهداف والمعايير والاساليب القياس المستخدمة .

والرقابة هى عملية مستمرة تبداء مع بداية المشروع المعنية مثل ( اسكانى - اقصادى - استثمارى - زراعى ....الخ ) بمعنى لابد من التاكد بين متطلبات انشاء هذه المشروع متوفرة .

ايضاً الرقابة هى عملية مصائب للتنفيذ لكى يتم اكتشاف الاخطاء والإنحرافات وتقويمها ( الرقابة الوقائية او الإستباقية ) وتوفر القدرات الفنية والإدارية والاستفادة من تراكم الخبرات لتفادى المشاكل .

والرقابة كذلك تبقى مسئولية الجهات العليا الإدارية والسياسية وتدريب القائيمن على الرقابة وتحديد الاخفاقات وتقويم الاداء المتظم وذلك يتم تفادى الاخطار .

والرقابة يبنى على بعض الاسس وهى وضوع الاهداف وتحديدها بالدقة وهو يعتبر مطلباُ ضروريا ً لرقابة فعالة والرقابة الفعالة هى الإلتزام بالرشد ( المالى والإدارى ) فى عملية إتخاذ القرارت وباستخدام الموراد الذى يعتمد على الارقام ولإحصائيات التى يضع فى صالح الناس .

الرشد المالى : هو يعنى إختيار افضل الوسائل فى تقدير الاموال وتحديد الحجم المناسب منها وإيجاد افضل مصادر التمويل وتنظيم إستخدامها بكفاية .

الرشد الإدارى من اهدافها هى إستخدام من حسن الوسائل واعلى كفاية إنتاجية وذلك باقل جهد واقل تكلفة واعلى عائد ممكنة وكذلك الوقوف على المشاكل والصعوبات الإدارية وإكتشاف الاخطاء قبل وقويها ( الإستباقية ) والتاكد من تنفيذ القوانين واداء الخدمات العامة وكفاية الإنتاجية .

اهم قواعد الرقابة الفعالة :

وضوع المسئوليات وتحديد الواجبات مع التاكد من قدرة المسوءلين فى مختلف المواقع من السيطرة على العوامل التى تؤثر بصورة مباشرة اى انجاز يقومون به ( والقدرة يعنى التدريب والتاهيل والتنسيق والإدراك لوحدة الهدف ) .

وسائل او ادوات الرقابة :

ايجاد ادوار لرقابة فاعلة شرط اساسى لتوفير الموارد المالية والمادية للتنمية ومن اهم هذه الادوات :

1 . الموازنة العامة\" General Budget \" :

هى تعد ترجمة رقمية للخطة خلال فترة زمينة محددة وهى تعبر عن النتائج المتوقعة تحقييقها بصورة فعلية وموضحة لكل جانب من جوانب النشاط ( تعلمية - صحية اقصادية - .... الخ ) وهى بالتالى تعتبر عنصراً من عناصر التخطيط وهى بالتالى تعتبر اداء للرقابة ووسيلة من وسائل الحقيقية .

ويجب ان يراى عند وضعها القواعد العلمية كما تتربط بتوقيتات زمنية محددة وهى اداء راقابية فاعلة كما تعد الارقام الوارد فيها اهداف ينبقى تحقيقها .

2 . البيانات الإحصائية \" Statistic Data\" :

يتم ذلك من خلال عرض البيانات على هئية اشكال او خرئط او رسوم بيانية يمكن اجراء المقارنات بين التنائج المختلفة بنظرة سريعة ومقارنة الارباح بالحجم الاسثمارات للشركات او عدد المستفيدين من الخدمة مقارنة بالحجم الموازنة فى عدد من الدوائر الحكومية وذلك للمساعد فى اتخاذ القرارت الإدارية .

3 . السجلات\" Recods\" :

وتستخدم كوسيلة رئيسة للرقابة الداخلية حتى تستخرج منها البيانات حول الاداء الفعلى للاعمال التى يتم انجازها .

4 . الملاحظة الشخصية \" Personal Ovservation\" :

تعد من اقدم ادوات الرقابة وتضمنت الإتصال المباشر بين الرئيس ومرؤسية المباشرين وغير المباشرين على العمل اثناء مراحل الاداء المختلفة كما يتم من خلال رحلات ميدانية وتفتيشية وتقوم الرئيس نفسة بمطباقات الاداء الفعلى للمعايير الموضوعة .

5 . التقارير الإدارية \" Adminisrstive Reports\" :

تعتمد الرقابة فى جميع الحالات على التقارير المكتوبة والشفهية والتى تنقل للجهات المسؤلة ما يتطلبه الوضع او ما يطلبه الرئيس من بيانات ومعلومات معينة .

وتترواح التقارير من التقارير الدورية الطارئة الى العارضة الى الخاصة الى التقارير العامة والى التقارير الإنشائية ويشرط فى هذه التقارير الدقة والصدقية والوضوع وان تقدم فى الوقت المناسب وان توضح بجلاء الإنحرافات والاخطاء مع التركيز كذلك على التصحيح والتقويم وعلى توجهات المستقبل .

6 . رقابة العاملين\" Workers Contral \" :

لديها البعد الاشرافى وتعنى إشراك العاملين فى العملية الرقابية وذلك من خلال إشراكهم فى دراسة وتقويم اسس ومعايير القياس وربط الناتج بذيادة العائد .

7 . الرقابة الاخلاقية \" Moral Contral

وتقوم على اساس تعزيز القيم فى مكان العمل وذلك من خلال : نشر وظائق وقواعد السلوك ووضع الية لضمان الإلتزام بالقواعد السلوك وقياس التنائج المحققة .

تصميم نظام الرقابة :

هناك عدة خطوات لتصميم نظام للرقابة منها :

1 . تحديد النتائج المطلوبة سلقاً وباكبر قدراً من الوضوح ( والتحديد يعنى وضع المعايير التى تقاس بها الناتج وإعطاء السلطات والصلاحيات اللازمة لمن سيكلف بتحقيق تلك النتائج ) .

2 . تصميم ادوات لتنبؤ بالتنائج التى سيتم الوصول إليها ( وهو ما يتح للادارة فرصة تصيحيح الإنحرافات اثناء انجاز العمليات الإدارية ) اشبة بنظام الانزار المبكر .

3 . وضح معايير لاداءت التنبؤ بالتنائج هو ما يعتبر جزاً مهماً لتصميم نظام الرقابة بكل نظام الرقابة لانحرافات .

4 . اعداد شبكة المعلومات لتقذية العكسية ويعنى إعداد الوسائل اللازمة بجمع المعلومات عن اداءات التنبؤ ومقارنتها بالمعايير الموضوعية .

5 . التغيرات المتوقعة والتطورات الجديدة فى مجال المنافسة او النقص فى الواد الخام مما يعتبر مؤشراً لحاجة لعادة النظر فى الخطط العامة للعمل .

اجهذة الرقابة الإدارية :

1 . رقابة الجهاز التنفيزى ( مجلس الوزراء ) يقوم برقابة الخدمة المدنية .

2 . رقابة مجلس الشعب ( او الوطنى او التشريعى ) يقوم بمراقبة مصالح الشعب .

3 . رقابة القضائية يقوم بالتاكد من تفسير القوانين لصالح الشعب .

اجهذة اخرى منها :

1 . منظمات المجتمع المدنى ( رغيب للاجهذة الإدارية والسياسية ) .

انواع الرقابة :

رقابة سابقة - رقابة لاحقة - رقابة مالية إدارية - رقابة تقليدية - رقابة حديثة - رقابة دائمة - رقابة عارضة - رقابة سياسية - رقابة عامة - رقابة ذاتية - رقابة كلية .

هناك ثلاثة مراحل لرقابة :

1 . وضح او إعداد معايير والاساليب لقياس الاداء الرقابى ( كمية - نوعية - فردية ) .

2 . كيفية قياس الاداء الفعلى بالمقايس الموضوعة ( مقارنة ) .

3 . إتخاذ الإجراءات ( التصحيحية اللازمة ) .

الرقابة الذاتية :

يعتبر الرقابة الذاتية هى ارقى انواع الرقابة يمارسها الشخص على نفسه او المؤسسة على نفسها .

وهى من اصعب انواع الرقابة يحتاج فى كل الحالات الى التربية او التنشئة على المجتمع وتقوم بالالتزام بالمعايير الموضوعة سؤ كانت افراداً او المجموعة ( التقدير الذاتى ) مثلاً فى الضرائب يقدر الشخص المعنية الضرائب المطلوبة منه .

لماذا ذات الاهتمام بالرقابة ؟:

1 . نسبة لتغيرات البيئية العالمية والمالية وإرتباط بالتظام العالمى - تحرير الاسعار - حرية العمالة - الغاء الحماية - الغاء الدعم الحكومى - حرية حركة الاموال - ( كل هذه العوامل جعلت الاهتمام بالرقابة ) .

2 . إذياد درجة تعقيد المنظمات العالمية ( لابد من تصريح درجة العمليات التى تساعد على السرعة إتخاذ الإجراءات الضرورية لتذليل التعقيدات الاجتماعية واشياء اخرى ) .

3 .لامركزية القراريجب ان يودى الى مستوى الرقابة وليس تعقيدها - سرعة إحتواء الاخطاء والانحرافات على كل مختلف المستويات .

4 . متابعة التفويض - ( ويعنى بالمعينات اللازمة ما يمكنها من نفوض علية السلطات ومتابعتهم لتفادى الاخطاء .

5 . الرقابة تاكيد اهمية دور الحاسوب او الكمبيوتر ونظم المعلومات وتكنولوجيا المعلومات لتطوير مفاهيم واسس واساليب الرقابة .

كل ذلك يستدعى ضرورة تعديل اسس ونظم الرقابة بصورة مستمرة تتماشى وتطور التكنولوجى والسياسيى والاجتماعي والثقافى ....الخ لانها هناك معطيات جديدة .

6 . الرقابة فى البداية والنهاية ليس وسيلة لسلب الحريات ( الفرد ) ولا لقتل روح المبادرة والابداع ولا هى رديف لاسلوب التفتيش التقليدى بل إنها هى وسيلة لتطوير الاداء وتحسين الإنتاجية .

7 . الرقابة هى وظيفة إدارية مستمرة ومتجددة لتحقق من الإلتزام من المعايير الموضوعة وإدخال التصميمات اللازمة .

8 . يدخل الرقابة ايضاً عناصر الفعالية والإتقان والسرعة وهى ( واحد من المبادى الجودة الشاملة ) .

9 . كذلك يتم الرقابة وفقاً للقييم والعادات والتقاليد والاعراف السائدة وهو ما يجعلها حاكماً لصالح العام .

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.